La eficiencia tiene que ver con la capacidad para realizar o cumplir adecuadamente una función; sin embargo nos hemos preguntado si ¿el «cumplimiento insatisfactorio» de una tarea tiene que ver con el pedido que hemos hecho?
Con la modalidad de Teletrabajo las empresas enfrentan varios retos en relación a su productividad, uno de ellos : el desafío que representa comunicarse de forma remota manteniendo los estándares en la calidad en pedidos, informes, productos, entre otros.
Suena familiar frases cómo: “Esto no es lo que quería”, “El informe no está completo”, “no me enviaste la información que necesitaba”…
Como el ejemplo anterior, hay muchas situaciones, que trascienden incluso el espacio laboral y que generan re-procesos y por ende pérdidas de tiempo entre una y otra revisión.
Hoy, compartimos recomendaciones que ayudarán realizar «pedidos efectivos»:
1. Deja claro el sujeto
Empoderarse de la solicitud causa un impacto diferente en el receptor “Yo requiero”. Se debe evitar el “nosotros, él, ella, ellos”. Así el compromiso queda expuesto explícitamente.
2. Aclara la acción
Especifica el verbo que indique la acción concreta y no se preste a interpretaciones. Necesito que: construyas, escribas, llames, logres, revises, te reúnas…
3. Detalla el estándar
¿Qué?, ¿cómo?, ¿cuándo?, ¿dónde?; este nivel de detalle implicará que la solicitud sea efectiva partiendo de una organización de las ideas sobre lo que se necesita y clarificará el estándar del pedido. Será necesario invertir un tiempo que a futuro ahorrará un reclamo o frustración; pero que sobre todo cuidará las relaciones laborales y garantizará un buen resultado de equipo.
4. Especifica “para qué”
En este punto es importante conocer para qué se requiere que la otra persona HAGA lo que se le ha solicitado. Compartir con el otro la importancia de la tarea a realizar, generará un compromiso distinto creando consciencia sobre el impacto e importancia de la tarea encomendada.
5. Valida la capacidad
“¿Puedes comprometerte?” es la pregunta clave. Validar si bajo el estándar del pedido la persona puede comprometerse en lograrlo brindará un efecto distinto en la conversación y negociación.
6. Aceptación o declinación
La contraparte estará en la posición de aceptar y comprometerse al pedido o por el contrario, dará la negativa. En el segundo escenario se abre la posibilidad de renegociar sobre el punto tres.
Hacer un pedido efectivo impacta directamente a la productividad y eficiencia de un equipo de trabajo, además de fortalecer las competencias de comunicación y las relaciones laborales.
